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Reglas Generales para la Organización de Congresos

  • La Federación Iberoamericana de Ingeniería Mecánica es la figura rectora y promotora de la realización de cada congreso y como tal, debe ocupar en él, el lugar que le corresponde, sin que esto implique una disminución de protagonismo por parte de la Universidad o Centro que en cada oportunidad realice dicho Congreso.
  • Las lenguas oficiales del Congreso son el Castellano y el Portugués.
  • El Congreso Iberoamericano de Ingeniería Mecánica se realiza cada dos años.
  • Se debe tratar de evitar que la fecha de realización del Congreso coincida o esté muy cercana a otros congresos nacionales de la misma especialidad.
  • Se recomienda a los Comités organizadores de cada evento verificar cuidadosamente las fechas de realización de congresos similares para evitar la superposición o una proximidad no deseable de los mismos.

1.1- PREPARACION INICIAL DEL CONGRESO
1.1.1- PEDIDO DE APROBACION

a) La Universidad o Centro que haya aceptado la responsabilidad de organizar el Congreso Iberoamericano de Ingeniería Mecánica deber constituir una Comisión organizadora que será la encargada de efectuar el pedido de realización del Congreso al Comité Ejecutivo de la Federación, presentando un proyecto que deber ajustarse a las presentes reglas.

Dicho pedido deber ser enviado al Presidente de la Federación Iberoamericana de Ingeniería Mecánica por lo menos 18 meses antes de la realización del Congreso y deber contener la siguiente información.

  • Lugar y fecha del Congreso
  • Presidente de la Comisión Organizadora
  • Nombres de los miembros de la Comisión Organizadora
  • Editor del Congreso
  • Número de participantes esperado (nacional e Internacional)
  • Valor aproximado de la inscripción y derechos que esta otorga
  • Listado de las probables empresas, agencias y/o instituciones financiadoras
  • Plan de actividades congresuales que deber contener:
    • Conferencias magistrales (título y autor)
    • Mesas redondas
    • Visitas técnicas
    • Almuerzos y cenas
    • Documentación a entregar a cada participante
    • Cronograma de ponencias y actividades
  • Plan de actividades extra-congreso para participantes y acompañantes, que deber contener:
    • Especificación de dichas actividades
    • Costo de las mismas
    • Cronograma de actividades

b) El Comité Ejecutivo de la Federación Iberoamericana de Ingeniería Mecánica analizará el pedido y responderá al Presidente de la Comisión organizadora en un plazo no superior a un mes.

2- ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO
2. 1 – COMISION ORGANIZADORA

La Comisión organizadora estará compuesta por la cantidad de miembros que la Universidad o Centro organizador considere necesario. Será presidida por un Presidente quien será el responsable de todas las actividades inherentes al buen funcionamiento del Congreso (salas de conferencias, ponencias, hoteles, transporte, invitaciones a conferencistas, pasajes, contratación de compañías de turismo, presentación de cuentas a los agentes financiadores, etc., etc.) La Comisión procurará mantener permanentemente informado al Comité Ejecutivo de la Federación sobre el desarrollo de la organización del Congreso.

2.1.1- RESPONSABILIDAD DE LACOMISION ORGANIZADORA

La Comisión Organizadora:

  • Tiiene la responsabilidad de todas las iniciativas y actividades, inclusive financieras, relativas a la realización del Congreso.
  • Debe nombrar el Editor y el Comité Científico del Congreso. El Comité Científico deber estar formado en un 50% por jueces locales y en un 50% por jueces externos.
  • Debe asegurarse que el nombre y logotipo de la Federación estén claramente indicados y se destaque en todo material impreso y de divulgación, cuidando de que el eventual patrocinio por parte de otras entidades no descaracterice a la Federación como entidad ‘mater’.
  • Debe asegurarse de que tanto en la ceremonia de iniciación del congreso como en la de cierre, las autoridades de la Federación integren la Mesa Académica y puedan hacer uso de la palabra.
  • Planificar los costos y gastos de tal forma que el Congreso produzca un resultado económico positivo.
  • Debe establecer una cuota de inscripción moderada con el objeto de permitir la participación de la mayor cantidad de congresistas posible. Dicha cuota deber ser aprobada por la Federación. Un porcentaje total de las inscripciones, que deber ser acordado con la Federación, pasará a ésta, no pudiendo ser este monto inferior al 10% del total de las mismas.
  • Debe asegurar que el sistema de inscripción de los participantes sea ágil,eficiente y que no se superponga con la Sesión de Apertura del Congreso.
  • Debe estructurar el Congreso de acuerdo a las áreas generales de conocimientos definidas por la Federación.
  • Deber editar un libro y un CD-ROM con todas las ponencias de todas las áreas, el formato de los ficheros con las ponencias del CD-ROM podría ser PDF. Existen lectores de ficheros PDF de libre adquisición con los que se puede no sólo leer el fichero sino también imprimirlo. Se podría incluir en el propio CD-ROM. (Con este formato se puede preservar la propiedad intelectual de los artículos, ya que existe un procedimiento para que el documento no pueda ser copiado o alterado.).
  • Debe entregar a cada ponente un ejemplar en papel del libro conjuntamente con el CD-ROM antes mencionado. Este CD-ROM deber entregarse a todos los participantes del Congreso, sean ponentes o no.
  • Debe evitar la simultaneidad de ponencias técnicas de la misma especialidad, a los efectos de permitir la participación de todos los especialistas en todas las ponencias de su especialidad.
  • Debe asegurar la calidad de los servicios a congresistas y acompañantes, y que esté absolutamente claro a que eventos y actividades tiene derecho cada congresista y su acompañante por el solo hecho de haber pagado la inscripción.
  • Debe tener en cuenta la ubicación del lugar de realización del Congreso versus la ubicación de los hoteles y el centro de la ciudad.
  • Debe asegurar un eficiente servicio de movilidades para los congresistas.
  • Debe asegurar que las salas donde se realicen las ponencias y conferencias sean adecuadas y estén dotadas del equipamiento necesario (equipo de vídeo, retroproyector, micrófono, etc.).
  • Tratar de organizar una pequeña oficina encargada de resolver los problemas de pasajes de los participantes.
  • Debe poner a disposición de los congresistas algún sistema que permita las comunicaciones de los mismos con sus respectivos lugares de origen.
  • Deber asegurar que la entrega de diplomas y facturas se realice en tiempo y forma.
  • Deber entregar toda la información pertinente a los organizadores del próximo Congreso.

PUBLICACIONES
2.2. 1- EDITOR

Deber existir un editor responsable del congreso, quien procurar estar en contacto con el editor de la Revista Iberoamericana de Ingeniería Mecánica con el objeto de recomendar aquellos artículos que se consideren apropiados para publicar en la revista.
El Editor deber ser designado por la Comisión Organizadora del Congreso y ser el responsable de las publicaciones del mismo.
Debe ser un especialista de reconocida competencia en el rea científica motivo del Congreso.

2.2.2- ATRIBUCIONES DEL EDITOR

El editor tendrá a su cargo las siguientes actividades:

  • Escribir el texto de la parte técnico – científica de la primera llamada de artículos o trabajos.
  • Asesorar a la Comisión Organizadora en la selección de especialistas para las Conferencias Plenarias y otros conferencistas invitados.
  • Escoger el Cuerpo de Revisores de trabajos y Editores Asociados si fuese necesario.
  • Realizar la selección y los agrupamientos por áreas de los resúmenes de los artículos aceptados y discutir con la Comisión Organizadora detalles de la programación de las sesiones técnicas.
  • Decidir la publicación de los artículos aceptados, teniendo en consideración la calidad científica, tecnológica, lingüística y tipográfica de los mismos.
  • Sugerir a la Comisión Organizadora la estructura del programa (tiempo de presentación, conferencias de invitados, sesiones, mesas redondas).
  • Recomendar los artículos de mayor calidad para la publicación en la Revista Iberoamericana de Ingeniería Mecánica.
  • Garantizar que los anales del Congreso estén publicados y disponibles a la fecha del Congreso.
  • Obtener el ISBN (Intemational Standard Book Number) de los anales. Este número debe ser obtenido por lo menos un mes antes de que los mismos sean enviados a imprenta.

2.3.DIVULGACION Y LLAMADA DE ARTICULOS

Después de la aprobación del pedido y proyecto de realización del Congreso, la Comisión Organizadora podr distribuir la primera llamada de artículos.
Algunos meses después debe ser distribuida una segunda circular conteniendo el programa preliminar. Próximo a la realización del Congreso se distribuir el programa final o definitivo.
Dichas circulares deben contener la siguiente información además de otras que a criterio de los organizadores sean necesarias:

2.3.1- PRIMER ANUNCIO Y LLAMADA DE ARTICULOS

  • Ell nombre de FEIBIM/FEIBEM
  • Logotipo de la Federación
  • Lugar, fecha y nombre del Congreso
  • Patrocinios, copatrocinios y apoyos
  • Objetivos del Congreso
  • Toda la información necesaria para la confección de los artículos
  • Calendario preliminar y fechas límites
  • Direcciones, teléfonos y nombres a los que los futuros participantes pueden dirigirse para recabar información.

2.3.2- SEGUNDO ANUNCIO Y PROGRAMA PRELIMINAR

  • El nombre de FEIBIM/FEIBEM
  • El logotipo de la Federación
  • Lugar, fecha y nombre del Congreso
  • Patrocinios, copatrocinios y apoyos
  • Objetivos del Congreso
  • Toda la información necesaria para la confección de los artículos
  • Calendario preliminar y fechas límites
  • Programación científica preliminar
  • Visitas técnicas
  • Programas culturales, turísticos, etc.
  • Información sobre la inscripción
  • Formulario de inscripción preliminar
  • Valor de la inscripción en cada caso (socios FEIBIM/FEIBEM, no socios y alumnos)
  • Información sobre fechas y posibles formas de pago de inscripciones
  • Información sobre hoteles
  • Información sobre almuerzos y cenas
  • Dirección, teléfonos y nombres de las personas con quien los participantes pueden contactarse para hacer consultas

2.3.3.- PROGRAMA FINAL

El programa final o definitivo debe contener en forma exhaustiva toda la información posible referente al congreso, de tal manera que cada participante tenga la menor duda posible, referente a cualquier aspecto del Congreso.

Este programa deberá ser distribuido de tal forma que cada participante lo tenga en su poder por lo menos un mes antes de la realización del Congreso.

2.4- INSCRIPCION AL CONGRESO

  • Los socios de la Federación pagarán como máximo el 80% del valor de la cuota de inscripción que se cobre a los no socios.
  • Los miembros de la Federación (Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocales) no pagarán cuota de inscripción.
  • Los alumnos (de grado y postgrado) que acrediten serlo podrán pagar una inscripción reducida, que nunca podrá ser inferior al 50% de lo que paguen los no socios de la federación.

3.- INFORME PARA EL COMITÉ EJECUTIVO DE LA FEDERACION

En el término de los tres meses posteriores a la realización del Congreso, el Presidente de la Comisión Organizadora del mismo, deberá preparar un informe sobre dicho Congreso, que enviará al Comité Ejecutivo de la Federación y que al menos deberá contener:

  • Opinión con respecto a las contribuciones técnicas y científicas de los trabajos presentados. Tendencias y conclusiones.
  • Datos estadísticos sobre el número de participantes, autores y coautores por país, y participantes fuera de la Región Iberoamericana.
  • Sugerencias respecto de la publicación de los trabajos de mayor calidad en la Revista de la Federación.
  • Informe Financiero General.
  • Comentarios y propuestas.