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Regras Gerais para a organização dos Congressos

* A Federação Iberoamericana de Engenharia Mecânica é a figura diretora e promotora da realização de cada congresso e como tal, deve ocupar no mesmo o lugar que lhe corresponde, sem que isto implique em uma diminuição do protagonismo da Universidade ou Centro que em cada oportunidade realize tal Congresso.
* Os idiomas oficiais do Congresso são o Castelhano e o Português.
* O Congresso Iberoamericano de Engenharia Mecânica se realiza a cada dois anos.
* Deve-se evitar que a data de realização do Congresso coincida ou esteja muito próxima às datas de outros congressos nacionais da mesma especialidade.
* Recomeda-se aos Comitês organizadores de cada evento verificar cuidadosamente as datas de realização de congressos similares para evitar a superposição ou uma proximidade não desejável dos mesmos.

1.1- PREPARAÇÃO INICIAL DO CONGRESSO
1.1.1- PEDIDO DE APROVAÇÃO

a) A Universidade ou Centro que aceite a responsabilidade de organizar o Congresso Iberoamericano de Engenharia Mecânica deve constituir uma Comissão Organizadora que será a encarregada de efetuar o pedido de realização do Congresso ao Comitê Executivo da Federação, apresentando um projeto que deve ajustar-se às presentes regras.

Tal pedido deve ser enviado ao Presidente da Federação Iberoamericana de Engenharia Mecânica pelo menos 18 meses antes da realziação do Congresso e deve conter a seguinte informação.

– Lugar e data do Congresso
– Presidente da Comissão Organizadora
– Nomes dos membros da Comisão Organizadora
– Editor do Congresso
– Número de participantes esperado (nacional e internacional)
– Valor aproximado da inscrição e direitos que esta outorga
– Lista das prováveis empresas, agências e/ou instituições financiadoras
– Plano de atividades do congresso que dever conter:

* Conferências magistrais (título e autor)
* Mesas redondas
* Visitas técnicas
* Almoços e jantares
* Documentação que será entregue a cada participante
* Cronograma de palestras e atividades

– Plano de atividades extra-congresso para participantes e acompanhantes, que deve conter:

* Especificação de tais atividades
* Custo das mesmas
* Cronograma de atividades

b) O Comitê Executivo da Federação Iberoamericana de Engenharia Mecânica analisará o pedido e responderá ao Presidente da Comissão Organizadora em um prazo não superior a um mês.

2- ORGANIZAÇÃO DO CONGRESSO
2. 1 – COMISSÃO ORGANIZADORA

A Comissão Organizadora estará composta pela quantidade de membros que a Universidade ou Centro organizador considere necessário. Será presidida por um Presidente que será o responsável de todas as atividades inerentes ao bom funcionamento do Congresso (salas de conferência, palestras, hotéis, transporte, convites aos conferenciantes, passagens, contratação de companhias de turismo, apresentação de contas aos agentes financiadores, etc.). A Comissão deve procurar manter informado ao Comitê Executivo da Federação sobre o desenvolvimento da organização do Congresso.

2.1.1- RESPONSABILIDADE DA COMISSÃO ORGANIZADORA

A Comissão Organizadora:

* Tem a responsabilidade de todas as iniciativas e atividades, inclusive financeiras, relativas à realização do Congresso.
* Deve nomear o Editor e o Comitê Científico do Congresso. O Comitê Científico deve estar formado em um 50% por juízes locais e um 50% por juízes externos.
* Deve assegurar-se que o nome e o logotipo da Federação estejam indicados de forma clara e destaquem em todo material impresso e de divulgação, cuidando para que o eventual patrocínio por parte de outras entidades não descaracterize a Federação como entidade “mater”.
* Deve assegurar-se de que tanto na cerimônia de abertura como no encerramento, as autoridades da Federação integrem a Mesa Acadêmica e possam fazer uso da palavra.
* Planejar os custos e gastos de tal forma que o Congresso produza um resultado econômico positivo.
* Deve estabelecer uma taxa de inscrição moderada, visando permitir a participação da maior quantidade possível de pessoas. Tal taxa deve ser aprovada pela Federação. Um porcentagem total das inscrições deverá ser repassado à Federação, no que deverão chegar a um acordo ambas partes, sendo que este importe não pode ser inferior ao 10% total das mesmas.
* Deve assegurar que o sistema de inscrição dos participantes seja ágil, eficiente e que não se sobreponha com a Sessão de Abertura do Congresso.
* Deve estruturar o Congresso de acordo às áreas gerais de conhecimento definidas pela Federação.
* Deve editar um livro por cada uma destas áreas e um CD-ROM com todas as palestras de todas as áreas, sendo que os arquivos com as palestras do CD-ROM poderiam ser em PDF. Existem leitores de arquivos PDF de livre aquisição com os quais se pode abrir o arquivo e também imprimi-lo. Este leitor se poderia incluir no próprio CD-ROM. Com este formato se pode preservar a propriedade intelectual dos artigos, já que existe um procedimento para que o documento não possa ser copiado ou alterado.
* Deve entregar a cada palestrante um exemplar em papel do livro de sua área de trabalho conjuntamente com o CD-ROM antes mencionado. Este CD-ROM deve ser entregue a todos os participantes do Congresso, sejam palestrantes ou não.
* Dever-se-ia evitar a simultaneidade de palestras técnicas da mesma especialidade, para permitir a participação de todos os especialistas em todas as palestras de sua especialidade.
* Deve assegurar a qualidade dos serviços aos congressistas e acompanhantes, e que esteja absolutamente claro a que eventos e atividades têm direito cada congressista e seu acompanhante pelo simples fato de ter pago sua inscrição.
* Deve levar em consideração a localização do local de realização do Congresso versus a localização dos hotéis e o centro da cidade.
* Deve assegurar um serviço eficiente de mobilidade para os congressistas.
* Deve assegurar que as salas aonde se realizem as palestras e conferências sejam adequadas e estejam dotadas do equipamento necessário (equipamento de video, retroprojetor, microfone, etc.).
* Tratar de organizar um pequeno escritório encarregado de resolver os problemas de passagens dos participantes.
* Deve colocar à disposição dos congressistas algum sistema que permita às comunições dos mesmos com seus respectivos locais de origem.
* Deve assegurar que a entrega de diplomas e notas fiscais se realize a tempo e na forma devida.
* Deve entregar toda a informação pertinente aos organizadores do próximo Congresso.
PUBLICAÇÕES
2.2. 1- EDITOR

Deve existir um editor responsável do congresso, que deve procurar manter contato com o editor da Revista Iberoamericana de Engenharia Mecânica, com o objetivo de recomendar aqueles artigos que se considerem apropriados para publicação na revista.

O editor deve ser designado pela Comissão Organizadora do Congresso e ser o responsável pelas publicações do mesmo. Deve ser um especialista de reconhecida competência na área científica do Congresso.

2.2.2- ATRIBUIÇÕES DO EDITOR

O editor será responsável pelas seguintes atividades:

* Escrever o texto da parte técnico-científica da primeira convocatória de artigos ou trabalhos científicos.
* Assessorar a Comissão Organizadora na seleção de especialistas para as Conferências Plenárias e outros conferenciantes convidados.
* Escolher o Corpo de Revisores de trabalhos e Editores Associados caso fosse necessário.
* Realizar a seleção e os agrupamentos por áreas dos resumos dos artigos aprovados e discutir com a Comissão Organizadora os detalhes da programação das sessões técnicas.
* Decidir a publicação dos artigos aprovados, levando em consideração a qualidade científica, tecnológica, lingüística e tipográfica dos mesmos.
* Sugerir à Comissão Organizadora a estrutura do programa (tempo de apresentação, conferências de convidados, sessões, mesas redondas).
* Recomendar os artigos de maior qualidade para a publicação na Revista Iberoamericana de Engenharia Mecânica.
* Garantir que os anais do Congresso estejam publicados e disponíveis à data do Congresso.
* Obter o ISBN (International Standard Book Number) dos anais. Este número deve ser obtido pelo menos um mês antes de que os mesmos sejan enviados à publicação.

2.3.DIVULGAÇÃO E CONVOCATÓRIA DE ARTIGOS

Depois da aprovação do pedido e projeto de realização do Congresso, a Comissão Organizadora poderá distribuir a primeira convocatória de artigos.
Alguns meses depois deve ser distribuída uma segunda circular contendo o programa preliminar. Próximo à realização do Congresso se distribuirá o programa final ou definitivo.
Tais circulares devem conter a seguinte informação, além de outras que a critério dos organizadores sejam necessárias:

2.3.1- PRIMEIRO ANÚNCIO E CONVOCATÓRIA DE ARTIGOS

* O nome de FEIBIM/FEIBEM
* Logotipo da Federação
* Lugar, data e nome do Congresso
* Patrocínios, co-patrocínios e apoios
* Objetivos do Congresso
* Toda a informação necessária para a confecção dos artigos
* Calendário preliminar e datas limites
* Endereços, telefones e nomes das pessoas às quais os futuros participantes podem se dirigir para obter informação.

2.3.2- SEGUNDO ANÚNCIO E PROGRAMA PRELIMINAR

* O nome de FEIBIM/FEIBEM
* O logotipo da Federação
* Lugar, data e nome do Congresso
* Patrocínios, co-patrocínios e apoios
* Objetivos do Congresso
* Toda a informação necessária para a confecção dos artigos
* Calendário preliminar e datas limites
* Programação científica preliminar
* Visitas técnicas
* Programas culturais, turísticos, etc.
* Informação sobre a inscrição
* Formulário de inscrição preliminar
* Valor da inscrição em cada caso (sócios FEIBIM/FEIBEM, não sócios e alunos)
* Informação sobre datas e possíveis formas de pagamento de inscrições
* Informação sobre Hotéis
* Informação sobre almoços e jantares
* Endereços, telefones e nomes das pessoas com as quais os participantes possam contatar para realizar consultas

2.3.3.- PROGRAMA FINAL

O programa final ou definitivo deve conter de forma exaustiva toda a informação possível referente ao congresso, de tal maneira que cada participante tenha a menor dúvida possível, referente a qualquer aspecto do Congresso.

Este programa deverá ser distribuído de tal maneira que cada participante tenha o mesmo em seu poder ao menos um mês antes da realização do Congresso.
2.4- INSCRIÇÃO AO CONGRESSO

* Os sócios da Federação pagarão como máximo 80% do valor da taxa de inscrição que se cobre aos não sócios.
* Os membros da Federação (Presidente, Vice-Presidente, Secretário, Tesoureiro e Vogais) não pagaram a taxa de inscriçao.
* Os alunos (de graduação e pós graduação) que creditem sua condição, poderão pagar uma inscrição reduzida, que nunca poderá ser inferior a 50% do valor que paguem os não sócios da Federação.

3.- RELATÓRIO PARA O COMITÊ EXECUTIVO DA FEDERAÇÃO
No término dos três meses posteriores à realização do Congresso, o Presidente da Comissão Organizadora, deverá preparar um relatório sobre tal Congresso, que enviará ao Comitê Executivo da Federação e que ao menos deverá conter:

* Opinião sobre as contribuições técnicas e científicas dos trabalhos apresentados. Tendências e conclusões.
* Dados estatísticos sobre o número de participantes, autores e co-autores por país, e participantes fora da Região Iberoamericana.
* Sugestões relacionadas à publicação dos trabalhos de maior qualidade na Revista da Federação.
* Relatório Financeiro Geral.
* Comentários e propostas.